Een vliegende start met mobiliteitsmaatregelen

Het is niet ieders ‘cup of tea’: aanbesteden en inkopen. Toch is het een essentieel proces om te komen tot de inzet van de juiste mobiliteitsmaatregelen. Maatregelen van goede kwaliteit, die aansluiten op de verwachtingen en het projectdoel. In de praktijk kan het ingewikkeld zijn om vanuit de inhoud en het proces tot één passende aanbestedingsaanpak te komen. Wat vanuit de inhoud soms logisch lijkt of gewenst is, komt niet altijd overeen met vereisten van de inkoopafdeling. En andersom. Dit kan leiden tot vertraagde processen, en frustraties bij de betrokkenen. Gelukkig kan het ook anders! Dat bewijzen XTNT’er Lisanne de Wijs en ‘inkoop collega’ Belle Montanus (phbm), beiden ingehuurd door de gemeente Amsterdam binnen het programma Aanpak Wegtunnels Amsterdam (AWA). In dit artikel vertellen zij vanuit hun (goede!) ervaringen in opdracht van de gemeente Amsterdam bij de renovatie van de Piet Heintunnel wat volgens hen de uitdagingen, maar vooral ook de succesfactoren zijn voor een goede samenwerking tussen inkoop en inhoud.

Samenwerking programma Aanpak Wegtunnels Amsterdam van de gemeente Amsterdam
Tijdens de renovatie van de Piet Heintunnel (onderdeel van het programma Aanpak Wegtunnels Amsterdam, ‘AWA’ van de gemeente Amsterdam) was het noodzakelijk om diverse mobiliteitsmaatregelen in te zetten. Dit alles met als doel de stad Amsterdam tijdens de werkzaamheden bereikbaar te houden. Lisanne is als adviseur mobiliteit verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het mobiliteitsmanagementplan. Belle, voormalig adviseur contractzaken bij het programma AWA, begeleidde het inkooptraject, zowel inhoudelijk als op de procedure.

Hetzelfde doel, andere invalshoeken
Twee verschillende invalshoeken dus: inhoud en inkoop. Maar wel met hetzelfde doel: komen tot een pakket van goede, afgewogen mobiliteitsmaatregelen. Lisanne: “Ik vind het zelf eigenlijk best leuk, inkoopprocessen. Daarbij probeer ik altijd uit te gaan van mijn eigen ervaringen als adviseur: wat zou ik graag teruglezen in een uitvraag, en welke informatie heb ik nodig? Op basis daarvan vlieg ik de inkoopprocedure aan. Maar eerlijk is eerlijk, het is niet altijd zo makkelijk en lukt ook niet altijd.” Soms komen de uitgangspunten vanuit inhoud en inkoop namelijk niet helemaal overeen. Zo kun je bijvoorbeeld goede ervaringen hebben met een maatregel of partij maar moet je wel rekening houden met aanbestedingsregels, die zijn er tenslotte niet voor niets. Complexe afwegingen dus! Gelukkig vond Lisanne een goede samenwerkingspartner in Belle. Belle: “Wat de samenwerking tussen Lisanne en mij prettig maakte, is dat wij allebei vanuit onze eigen expertise keken hoe we de mobiliteitsmaatregelen voor de Piet Heintunnel konden regelen. Maar daarbij hielden we altijd oog voor elkaars perspectief en vooral ons gezamenlijke einddoel. Zo schreef Lisanne bijvoorbeeld op wat haar wensen waren, waarna ik vervolgens kritisch meekeek – zowel vanuit de inkoopkaders als de inhoud. Maar daarbij had ik wel oog voor Lisanne’s expertise op het gebied van mobiliteitsmaatregelen. En zij ook voor de kaders waarbinnen ik naar een aanbesteding kijk. Ook gaf ik Lisanne de gelegenheid om goed op haar strepen te staan, zodat de uitvraag uiteindelijk wel aansloot op de vooraf bedachte mobiliteitsplannen. Die wisselwerking zorgde ervoor dat we een erg prettige samenwerking hadden.”

Tips en Tricks
De samenwerking tussen Lisanne en Belle is er dus een mooi voorbeeld van hoe je elkaars expertise kunt benutten. Gelukkig zijn de dames bereid hun tips en tricks te delen! Ga je aan de slag met de inkoop van (mobiliteits)maatregelen, houd dan rekening met deze aandachtspunten:

1. Werk vanaf het begin intensief en echt samen. Lisanne: “Neem de collega’s van contractzaken direct mee in je wensen en ideeën. Zo krijg je direct een gevoel bij wat ‘inkoop technisch’ de mogelijkheden zijn, en kun je hier in je mobiliteitsplannen al rekening mee houden. En je kunt al vroeg sparren over de inhoud.” Werk niet vanuit de gedachte “jij doet jouw werk en ik het mijne.” Werk metelkaar in plaats van tegenover elkaar.
2. Neem de tijd en ruimte om goed te begrijpen wat je allebei bedoelt en of je dezelfde verwachtingen hebt. Investeer daarin en verplaats je in elkaar.
3. Kijk ook eens naar andere projecten. Het vormgeven en uitvoeren van inkoopprocessen gebeurt natuurlijk aan de lopende band. Haal daarom voorbeelden op van soortgelijke projecten, en leer van hun ervaringen.
4. Wees creatief. Wees niet bang om ruimte te zoeken. Belle: “Stel direct duidelijk wat de kaders zijn, zowel binnen wet- en regelgeving als binnen het gemeentelijk inkoopbeleid. Binnen deze kaders kun je vervolgens op zoek gaan naar innovatieve oplossingen. De wet is een duidelijk kader voor hetgeen je wilt hebben, maar daarbinnen kun je de ruimte benutten.”
5. Houd het simpel. Probeer je aanbestedingsstukken zo kort en bondig mogelijk te houden. Schrap alles wat dubbel of eigenlijk niet nodig is. Zo blijf je bij de kern en overvraag je de inschrijvers niet.
6. Bedenk wat je écht wilt hebben en neem dit op alseis. Bedenk bij alles wat je vraagt: is dit een must have of een nice to have? Is iets leuk of een meerwaarde als je het krijgt, maar niet noodzakelijk? Dan kan je het wellicht gebruiken als gunningscriterium.

Doorpraten?
Zoals beschreven in de tips en tricks: kijk ook eens naar andere projecten! Ga je dus zelf aan de slag met een inkooptraject? Of wil je gewoon nog wat meer weten over de samenwerking tussen Lisanne en Belle en het door hen doorlopen proces? Neem dan contact op met Lisanne.